Microsoft Teams quiere convertirte en una PyME más productiva

La productividad en las empresas es uno de los factores que puede determinar su éxito o fracaso y Microsoft quiere que aproveches la tecnología en tu beneficio

Uno de los grandes retos de trabajar en equipo es justamente colaborar en conjunto. Normalmente en México, el trabajo colaborativo es algo que no estamos acostumbrados a realizar, sobre todo en las generaciones anteriores a los millennials, porque normalmente fueron educados bajo la idea del más fuerte, es decir, sobresalir de manera individual y no grupal. Sin embargo, la tecnología también puede ayudarnos a solventar este tipo de problemas en nuestra empresa.

La ventaja de las nuevas herramientas tecnológicas es que podemos tener todo nuestro plan de trabajo y herramientas a la mano en cualquier dispositivo, ya sea computadora, tablet o smartphone. De esta forma también podemos empezar a fomentar el home office, trabajo remoto o desde casa de manera más sencilla. Esto sin duda podría beneficiar de manera importante en tu equipo de trabajo y podría incluso ahorrarte gastos importantes, pero sobre todo podría ayudar a incrementar la productividad de tus empleados.

Tampoco es necesario invertir una gran cantidad de recursos para esto, ya que hoy te platicaremos cómo volverte más productivo con las herramientas que la mayoría de las personas han usado en su vida, como lo es la suite de Microsoft, y no importa si nunca has usado o no utilizas computadoras con Windows, pues también podrás utilizar las mismas herramientas en Mac, Linux o Chromebook.

A pesar de que hay muchas herramientas en el mercado como Aasana, Slack, Trello, etc., muchas veces tenemos que recurrir a más de un servicio para mantener organizado nuestro equipo de trabajo, y aún con esto normalmente hay muchas tareas o pendientes que llegamos a pasar por alto por la falta de organización. Pero si tu pequeña o mediana empresa ha vivido la misma situación entonces es momento de probar Microsoft Teams.

Como lo dijimos anteriormente, la mayoría de los usuarios hemos utilizado un servicio de Microsoft, desde el correo electrónico hasta los documentos de Word o las videollamadas de Skype, pero ¿qué pasaría si pudiéramos integrarlo todo en una misma  plataforma para aumentar nuestra productividad, mantener una mejor organización y trabajar mucho mejor en conjunto? Eso es justamente lo que Microsoft ha buscado con Teams.

Lo primero que hay que tomar en cuenta antes de utilizar Microsoft Teams, es que tenemos que tener muy claro qué es lo que queremos y con base en ello seleccionar alguno de los paquetes para empresas que la compañía vende a este mercado. Para esto hemos preparado un par escenarios que te pueden ayudar a tomar una mejor decisión:

Microempresa y pequeña empresa

Cuando tienes entre 0 y 10 empleados eres considerado una microempresa, y si tienes entre 11 y 50 empleados formas parte de las pequeñas empresas del país según el gobierno mexicano. Ahora, la mayoría de estas empresas puede aprovechar el poder de la nube para poder organizarse mejor, para esto pueden apostar por el paquete de Microsoft Office 365 Empresa Essentials. ¿Por qué Office 365?… porque ahí es donde viene incluido Microsoft Teams.

La ventaja del paquete más básico (además del precio) es que solo necesitas de una conexión a Internet para trabajar, ya que puedes utilizar cualquier dispositivo como herramienta de trabajo, realizar un seguimiento de las tareas de tu equipo, asignarlas a los miembros y tener una vista más organizada de las tareas que no se cumplieron, las que están retrasadas y las que van por buen camino,

En el caso de la paquetería de Office podrás trabajar en conjunto con todo tu equipo desde las herramientas de Office en línea, es decir, no necesitas tener instalado el programa que quieras usar pues podrás utilizarlas desde tu navegador web, aunque hay que tener en cuenta que las opciones de edición disponibles son mucho más limitadas en comparación a las que podemos encontrar en los programas instalados directamente en la computadora.

Si también acostumbras a utilizar WhatsApp o un servicio similar como canal de comunicación oficial, Microsoft Teams incluye su propio servicio de mensajería dentro del grupo, el cual podrá dividirse por canales o pequeños grupos para que puedas discutir los temas necesarios con cada parte de tu empresa. De hecho el chat es la columna vertebral de Microsoft Teams, sobre todo porque sin comunicación no hay organización, por tal motivo podrás tener acceso a todo dentro de estos chats para poder acceder fácilmente a la información que necesitas cuando la necesitas.

Otra de las novedades interesantes es la implementación de Bots que podremos utilizar para nuestro beneficio o desarrollar nuestros propios bots de manera sencilla para hacer tareas mucho más específicas, una especie de asistente virtual que pueda darnos toda la información necesaria cuando y como la pidamos.

Mediana empresa

Si cuentas con más de 50 empleados entonces eres formalmente una mediana empresa, y si quieres aumentar la productividad de tu organización tal vez te convenga Office 365 Empresa Premium, la cual te da todos los beneficios de la suite de Microsoft, incluyendo también los programas de la suite ofimática de Microsoft para tu computadora PC, Mac, tablet o smartphone, que podrá usarse en hasta 5 dispositivos por usuario, incrementará tu capacidad de almacenamiento en la nube hasta 1 TB por usuario y te incluirá todos los servicios de productividad de la empresa de Redmond.

El costo por usuario de esta modalidad es de $290 MXN, aunque si lo crees más conveniente también puedes apostar por el paquete Essentials, que tiene un costo de $116 MXN por usuario al mes, aunque recuerda que debes pagar la membresía durante todo un año.

Si por alguna razón la opción de Microsoft no termina por convencerte puedes escoger la de Google, que ofrece muy similares, aunque el problema es que no engloba todo en una misma interfaz para mantenerte más organizado, la ventaja es que es más económica que la opción de Redmond.

G Suite, como se le conoce a la suite dedicada para empresas de Google tiene un paquete básico por usuario de $66 MXN al mes, y no estás obligado a contratar por un año el servicio. Este paquete incluye todos los servicios en la nube de Google como la suite ofimática, drive, gmail, calendar, hangouts, google + y google sites, además te otorga 30 GB de almacenamiento en la nube por usuario y todo eso es posible de utilizar desde cualquier navegador web.

En el caso del paquete “Enterprise”, este añade más almacenamiento en la nube, llegando a 1TB por usuario (si son menos de 5 usuarios) o ilimitado (si son más de 5 usuarios)  y ofreciendo algunos servicios añadidos como auditorías de las actividades de tu equipo de trabajo, archivero chats y correos electrónicos, etc. Este paquete tiene un costo de $186 MXN por mes y tampoco estás obligado a cumplir con un año de servicio.

La diferencia importante entre la oferta de Google y la de Microsoft es que la primera es más intuitiva, sencilla de usar para el usuario y te ofrece un periodo de prueba gratuita por 14 días, en el caso de la segunda es que todo lo puedes encontrar desde la misma interfaz, por lo que te será más sencillo encontrar las herramientas necesarias para el tipo de tareas que quieres ejecutar, además, Google aún no cuenta con una herramienta para asignar y dar seguimiento a las tareas al estilo de Asana o Trello como si la tiene Microsoft Teams.

Lo importante aquí es valorar qué tipo de herramientas necesitas para poder trabajar mucho mejor con tu empresa, sin embargo, creemos que con el paquete Essential es más que suficiente para poder trabajar de manera más organizada, productiva y desde cualquier dispositivo invirtiendo mucho menos dinero que con los demás esquemas de pago. Pero las opciones de Google son mucho más económicas y suficientes si cuentas con un grupo de trabajo pequeño, así que valora qué es lo que tu empresa necesita.